Befunde und Qualitätskontrollen mit Fotos dokumentieren

Ob Wareneingang, Fertigungsprüfung, Montageabnahme oder Begutachtung am Bauteil: Befunde werden fast immer fotografiert, mit dem Handy oder einer Digitalkamera. Der Bericht entsteht danach am Schreibtisch – Bilder übertragen, umbenennen, in eine Word-Vorlage ziehen, verkleinern, beschriften, Text ergänzen. Bei einigen Dutzend Fotos wird diese Nacharbeit schnell zum größten Teil der Prüfung, und sie verbessert an der Qualität nichts.

Die eigentliche Fehlerquelle ist die Zuordnung. Die Kamera kennt nur Dateiname und Uhrzeit. Welches Foto zu welchem Befund, welchem Bauteil und welcher Position gehört, wird im Nachhinein aus dem Gedächtnis rekonstruiert. So entstehen vertauschte Bilder, Befunde ohne Bewertung und Fotos ohne Ortsangabe – genau die Stellen, an denen ein Prüfbericht bei einer Reklamation angreifbar wird.

Ein belastbarer Befund enthält das eindeutig bezeichnete Prüfobjekt (Bauteil, Charge oder Position), das Prüfmerkmal mit Sollwert, den festgestellten Ist-Zustand und eine Bewertung, etwa „in Ordnung“ oder „nicht in Ordnung“ mit Schweregrad. Dazu kommen das Foto, möglichst mit markierter Fehlerstelle, sowie Maßnahme, Verantwortlicher und Frist. Die ISO 9001 verlangt für die Freigabe von Produkten und für nichtkonforme Ergebnisse ausdrücklich dokumentierte Information (Abschnitte 8.6 und 8.7).

Wer den Befund am Prüfobjekt vollständig erfasst, dreht die Reihenfolge um: erst die Struktur, dann das Foto an der richtigen Stelle. Der Bericht ist dann kein eigener Arbeitsschritt mehr, sondern ein Export.