Wartungen sauber dokumentieren – nicht nur erledigen

Wer eine technische Anlage betreibt, muss sie in einem sicheren Zustand halten. Für Arbeitsmittel ergibt sich das aus der Betriebssicherheitsverordnung, für sicherheitstechnische Anlagen wie Brandschutztüren, Rauchabzug oder Aufzüge zusätzlich aus Landesrecht und Herstellervorgaben. Was zur Wartung gehört, beschreibt die DIN 31051: Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung sind dort getrennte Tätigkeiten. Für die Gebäudetechnik liefern die Einheitsblätter der VDMA 24186 die passenden Leistungsprogramme.

Die Arbeit selbst ist dabei selten das Problem. Schwierig wird es bei der Frage danach: Welche Tür wurde wann gewartet, was war auffällig, wer hat es behoben? Wenn mehrere Techniker oder Dienstleister an denselben Anlagen arbeiten, entstehen Nachweise in unterschiedlicher Form – ein Formular hier, eine Mail mit Fotos dort, eine Notiz im Auftragsblock. Spätestens bei einer Reklamation oder nach einem Schaden lässt sich die Historie einer Anlage dann nur noch mühsam zusammensetzen.

Eine belastbare Wartungsdokumentation hält deshalb für jeden Einsatz dieselben Angaben fest: die Anlage mit eindeutiger Kennung und Standort, die durchgeführten Arbeiten nach Wartungsplan, Messwerte, festgestellte Mängel mit Foto, getauschte Teile und das Ergebnis – ist die Anlage betriebsbereit oder nicht. Mängel, die nicht sofort behoben werden, brauchen einen Verantwortlichen und eine Frist, sonst tauchen sie bei der nächsten Wartung unverändert wieder auf.

Für Dienstleister ist die Dokumentation außerdem das, was der Kunde von der Arbeit sieht. Ein einheitlicher Bericht mit Fotos vom Zustand vor und nach der Maßnahme beantwortet Rückfragen, bevor sie gestellt werden, und ist die Grundlage für jede Abrechnung von Zusatzarbeiten.